Em evento dedicado ao 3º Setor no início de Junho apurou-se uma pesquisa para investigar o comportamento dos participantes com respeito ao tratamento dos documentos. A pesquisa dividiu-se entre os 2 suportes principais: físico e eletrônico.

Com respeito ao acervo físico 86% dos participantes mantêm seus documentos centralizados na própria instituição. Somente 8% da documentação física é arquivada em uma empresa especializada (guarda externa). Considerando a idade média das instituições participantes do evento (41 anos), presumi-se que estes arquivos ocupam bastante espaço. Principalmente porque 41% dos respondentes informou que não joga nenhum documento fora.

Indagados sobre como eles decidem o destino da documentação física, 25% apoia sua decisão no aconselhamento de uma pessoa mais experiente; 13% segue as orientações de um contador; 6%, de um advogado e 16% decide sozinho o que fazer com os documentos.

Ao contrário da documentação física, os arquivos eletrônicos estão distribuídos em diversos repositórios conforme demonstrado no gráfico 1. Esta falta de padrão pode ser justificada por diversas razões: falta de recursos, desconhecimento dos riscos e opções, a “novidade digital”, entre outras. Seria necessário investigar um pouco mais para ter uma análise mais conclusiva. De qualquer forma, o gráfico deixa claro a urgência em sensibilizar os gestores quanto a necessidade de estabelecer procedimentos que assegurem a preservação e recuperação da documentação eletrônica. Quase 40% destes arquivos está fora do domínio da entidade (com Contadores Externos ou em PCs dos funcionários), suscetíveis portanto a uma exclusão inadvertida.

 

Gráfico Evento 3 Setor

Ao indagar o grau de segurança dos respondentes sobre o tratamento dado a documentação das instituições, os respondentes polarizaram: 50% se sente inseguro ou totalmente inseguro e a outra metade se sente segura ou totalmente segura. Interessante perceber que 77% das pessoas que não joga nenhum documento fora se sente Insegura ou Totalmente Insegura.  Ou seja, tanto a preservação permanente como a centralização dos documentos na própria instituição não são opções que oferecem segurança às instituições.

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